Lueskelin kesällä, miten Toyota-yhtiöiden perustaja Sakichi Toyoda suunnitteli 1800-luvulla keksimäänsä automaattista kutomakonetta. Sakichia harmitti, miten hänen kylänsä naiset joutuivat tekemään vaivalloista kudontatyötä ja halusi päästää heidät tästä tuskasta. Hänen keksimänsä kutomakone tekikin sen, mutta siinä oli paha ongelma: jos yksikin lanka katkesi, kone alkoi tuottaa sekundaa.

Sakichilla ei kestänyt kauan keksiä keino, joka pysäytti koneen automaattisesti. Hän meni tästä kuitenkin vielä askeleen pidemmälle ja lisäsi koneeseen varoituslipun, joka nousee automaattisesti ilmoittaen, että koneessa on häiriö, se seisoo toimettomana ja vaatii korjausta. Tämä oli mullistava keksintö, sillä näin yksi ihminen pystyi hoitamaan useita kutomakoneita. Niitä ei tarvitse jatkuvasti seurata vierestä, vaan puuttua niiden toimintaan vain, jos syntyy häiriö.

Tämä ajattelutapa muistuttaa paljon sitä, miten nykyaikainen automaattinen tilausjärjestelmä parhaimmillaan toimii. Tietokonepohjaiset järjestelmät eivät ole korvanneet ihmistä, vaan ihmisen rooli on muuttunut. Kun ennen ihminen teki tilauksen, nykyään se on koneen tehtävä. Ihmisen rooli ei kuitenkaan ole yhtään sen vähäpätöisempi: ihmisen tehtävä on huolehtia, että koneella on oikeat tiedot ja oikeat käskyt, sekä varmistaa, että fyysisellä myyntipaikalla kaikki on kunnossa. Kone on erittäin taitava tilaamaan, joten jos jossain on havaittavissa häiriö, kyse on tilanteesta, joka vaatii tutkimista, varoituslippu.

Mitä sitten ovat nämä varoitusliput, joita ihmisen tulisi pitää silmällä?

1) Hävikki ja punalaputus. Mikä tahansa tuote voi tuottaa kerran hukkaa, mutta mikäli tuotteessa on havaittavissa trendi, kyseessä on virhe, jonka syy on selvitettävä ja korjattava. Muuten samasta tuotteesta syntyy hukkaa jatkuvasti. Jokaiseen ongelmaan ei tule automaattisesti puuttua, vaan punnita, onko kyseessä yksittäistapaus vai jatkuva ongelma. Yksittäistapauksiin reagoiminen johtaa usein vain pahempiin ongelmiin, mikäli toimiviin asetuksiin kajotaan. Tästä löytyy erinomainen video täältä. Joissakin tuotteissa, vaikkapa banaaneissa hukkaa syntyy päivittäin. Siksi tuotteelle on hyvä asettaa vaihteluväli, jonka sisällä pysyminen on riittävän hyvä suoritus.

2) Tuotepuute. Mikä tahansa tuote voi loppua toisinaan kesken, mutta myös tässä tarkoitus on löytää trendejä. Tuotepuutetrendi on joskus mahdollista tunnistaa jopa kahden tapauksen perusteella, jos tuotteessa ei ole aiemmin ollut mitään ongelmia.

3) Takavarasto. Tavaroiden varastoiminen ei tuota arvoa, vaan päinvastoin, hukkaa. Tavaroiden liikutteleminen edestakaisin vaatii valtavasti työtä. Joissakin poikkeustapauksissa, kuten suuressa myynnin vaihteluvälissä ja liian pienessä kaupassa se on toisinaan pakollista, mutta normaalisti uuden kuorman saapuessa takavarastoa tulisi lähtökohtaisesti pitää aina tilausvirheenä, jonka syyt tulee selvittää ja korjata.

4) Alitäyttö. Tämä on takavaraston vastakohta. Tuote ei lopu kesken, mutta sen hyllypaikka on niin vajaa, että se herättää asiakkaassa negatiivisen mielikuvan vajaista hyllyistä. Periaatteessa jokaista tuotetta voi olla hyllyssä niin paljon kuin mahdollista, edellyttäen, että siitä ei synny hukkaa tai takavarastoa. Rajan asettaa silloin vain vaiva ja työaika, jonka hyllyn täydentäminen vaatii. Aina ratkaisun ei tarvitse olla hyllyssä olevan varaston kasvattaminen, vaan hyllytilan pienentäminen. Esimerkiksi hedelmä-vihannesosastolla tämä on usein paras keino sekä parantaa kiertoa, että lisätä runsautta.

Kaksi ensimmäistä on mahdollista havaita digitaalisesti, kaksi jälkimmäistä vaativat ihmisen, joka havaitsee ongelman ja perehtyy siihen. Nämä ongelmat eivät poistu itsestään, vaan ne jatkuvat viikko toisensa jälkeen, usein vuosi toisensa jälkeen, kunnes niiden aiheuttaja on löydetty ja korjattu. Sen jälkeen ongelman seurauksetkin poistuvat. Tämä parantaa kaupan laatua ja säästää työtä. Ihmisten merkityksestä nykyaikaisissa tilausjärjestelmissä on kerrottu tarkemmin täällä.

Kaupan ongelma on se, että varoituslippujen heilumisesta on tullut niin arkipäivää, ettei niitä ymmärretä virheiksi. Niitä pidetään tavallisina, asiaan kuuluvina tekijöinä, joiden puuttumisen kuvitellaan jopa johtavan huonompaan tilanteeseen. Tämä ei tietenkään tiettyyn rajaan asti pidä paikkaansa. Ongelmien ratkaisemista pidetään toisinaan myös vaivalloisena ja aikaa vievänä. Tämä on totta, ainakin aluksi ja jos työkalut eivät ole kunnolliset. Mikä tahansa uusi on aikaa vievää ja vaivalloista. Jokainen ratkaistu ongelma kuitenkin vähentää työtä tästä ikuisuuteen, joten tänään tehty työ kasvaa korkoa kaikkina tulevina päivinä.